Manca poco al debutto della fattura elettronica: dallo Sdi
al file Xml fino al qr code, ecco tutti i passaggi tecnici per la spedizione e
l’archiviazione
Addio alla carta e agli archivi impolverati. La fattura
elettronica permetterà di risparmiare tempo e consentirà a imprese, partite Iva
e commercialisti di fare un balzo nella modernità e di salutare le pesanti
risme. Il via scatta il primo gennaio 2019 e per poter essere in regola bisogna
prendere alcuni accorgimenti. Al di là dei vincoli per precise categorie
professionali, come i medici, tutti coloro che sono obbligati a emettere
fattura elettronica dovranno familiarizzare quantomeno con il Sistema di
interscambio (Sdi) e con il codice Xml. Il primo è il postino virtuale che
smisterà i file tra clienti e fornitori. Il secondo è l’unico codice ammesso
per la produzione delle fatture elettroniche che non potranno essere salvate
banalmente in pdf.
Che cos’è lo Sdi?
Il Sistema di interscambio è la struttura digitale studiata
dal ministero dell’Economia per permettere la trasmissione della fattura
elettronica verso la pubblica amministrazione e i privati. Lo Sdi gioca un
duplice ruolo: smista i documenti inviati dai fornitori e diretti ai clienti,
ma soprattutto controlla che tutti i dati siano formalmente corretti e che ci
sia
Se tutto è in ordine, lo Sdi invia al fornitore la “ricevuta
di recapito” e mette a sua disposizione un duplicato del documento. Da quel
momento chi ha emesso la fattura elettronica non dovrà far altro che contare i
giorni che lo separano dall’incasso.
In caso di mancato superamento dei controlli, invece, lo Sdi
recapita entro cinque giorni al soggetto trasmittente una “ricevuta di scarto”
del file trasmesso.
Quando una fattura viene scartata si considera ovviamente
non emessa, con tutte le sanzioni del caso previste dalla legislazione
tradizionale. Per questo, in caso di scarto, è bene attivarsi. Il soggetto
trasmittente può procedere alla correzione degli errori che saranno sempre
riportati con specifici codici nella “ricevuta di scarto”. Una volta corretto
tutto bisognerà procedere entro cinque giorni che – attenzione – si intendono
effettivi e non lavorativi.
Il formato Xml, come funziona?
Lo Sdi non accetta alcun file se non è in formato Xml,
acronimo che sta per Exstensible Markup Language. Le regole sono ferree: se la
fattura elettronica dovesse essere prodotta in altro formato si considera
omessa, in quanto il Sistema di interscambio non è in grado di smistare il
documento al proprio cliente. Per poter produrre la fattura correttamente sarà
allora necessario dotarsi di un software capace di rispettare gli standard
minimi necessari. Ne esistono di gratuiti così come versioni più o meno care.
Molto dipende dal numero delle fatture emesse e ricevute ogni anno che
bisognerà conservare per dieci anni.
La trasmissione del file Xml
Per trasmettere al Sistema di interscambio il file Xml ci
sono quattro opzioni a disposizione delle partite Iva. Ogni contribuente potrà
scegliere liberamente in base alle sue esigenze. La prima opzione è
rappresentata dalla propria pec (l’indirizzo di posta elettronica certificata):
in questo caso, nel primo invio è necessario spedire il file della fattura come
allegato all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it. Per i successivi invii lo Sdi
provvederà a comunicare al contribuente un indirizzo personalizzato. Scegliendo
la modalità pec, con un unico messaggio si possono girare diversi file allo Sdi
ma non si possono superare i 30Mb e un singolo file non può pesare più di 5Mb.
Se non si vuole utilizzare il proprio indirizzo di posta
elettronica certificata è possibile caricare il file Xml online sul portale
Fatture e corrispettivi. Altra opzione è l’applicazione messa a disposizione
gratuitamente dall’Agenzia delle entrate: Fattura e. Infine, per chi maneggia
un gran numero di fatture e ha un buon rapporto con la tecnologia è possibile
sfruttare un canale telematico, ftp o web service, che deve essere attivato con
lo Sdi in tempo utile. È necessario infatti un preventivo processo di
accreditamento per permettere di impostare le regole tecniche di dialogo tra
l’infrastruttura informatica scelta dal contribuente e il postino virtuale
dello Sdi. Al termine della procedura, il Sistema di interscambio, su
richiesta, associa al canale telematico attivato il codice destinatario.
La conservazione dei documenti
Le fatture elettroniche dovranno essere al sicuro per dieci
anni e non basterà salvare i file sul proprio computer. L’obbligo di conservazione
digitale – che sostituisce i registri Iva – implica che il contenuto del
messaggio venga prodotto dal fornitore, indicizzato, staticizzato, sigillato
con una firma elettronica e bloccato temporalmente con un’ulteriore firma
apposta da una certification authority (time stamping). L’Agenzia delle Entrate
ha attivato un servizio di conservazione sostitutiva, gratuito, per la cui
attivazione è necessaria solo la sottoscrizione di un apposito accordo di
servizio attraverso il portale Fatture e corrispettivi. Nel caso in cui si
decidesse di utilizzare un servizio di conservazione diverso da quello attivato
dall’Agenzia delle Entrate, è opportuno tutelarsi alle ipotesi di chiusura e/o
fallimento: è importante verificare che il contratto preveda la possibilità di
riversare i documenti digitali presso un altro conservatore.
L’obbligo di conservazione di una fattura elettronica
sussiste solo se il venditore è un soggetto obbligato all’emissione del
documento fiscale in formato elettronico. Tutti i soggetti minimi, forfettari o
in regime di vantaggio e dell’agricoltura sono quindi esonerati dalla
conservazione elettronica sostitutiva. Ma se il contribuente esonerato decide
di ricevere le fatture elettroniche emesse dai propri fornitori, comunicando
loro un indirizzo pec o un codice destinatario, scatta anche per chi non ce
l’ha l’obbligo decennale di conservazione.
L’opzione qr code
Per semplificare la vita delle partite Iva e delle aziende,
l’Agenzia delle entrate ha reso disponibile il servizio di generazione del qr
code per agevolare la predisposizione e l’invio delle fatture elettroniche. Con
questo servizio, i titolari di partita Iva possono far acquisire agevolmente i
propri dati, necessari in fase di fatturazione, semplice mostrando tramite
smartphone, tablet o su carta il proprio qr code. A quel punto il fornitore, al
momento della fattura, potrà acquisire i dati del cliente in modo veloce e
senza il rischio di commettere errori.
Per la creazione del
qr code è necessario effettuare l’accesso al portale Fatture e
corrispettivi oppure collegarsi al proprio cassetto fiscale. In caso di
modifica dei dati anagrafici sarà chiaramente necessario eliminare il vecchio
codice e generarne uno nuovo. L’opzione qr code, viene suggerito dagli esperti,
può essere particolarmente appetibile per la compilazione delle note spese dei
dipendenti in trasferta: potranno mostrare, ad esempio, al ristorante e
all’albergo il codice sullo smartphone per permettere di generare
automaticamente la fattura.
Con la fatturazione elettronica, del resto, chi
lavora fuori sede non dovrà avere tra le mani la copia cartacea della fattura
da allegare alle spese: il documento fiscale sarà recapitato al committente
direttamente attraverso lo Sdi.
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fonte wired.it
